Menschen | Märkte | Meinungen Märkte Bobkas Business Auf Erfolgskurs mit dem richtigen Umsetzungsflow Auch 2016 werden in Südbadens Mittelstandsunternehmen wieder ehrgeizige Umsetzungsvorhaben angegangen – sei der Beweggrund, den eigenen Unternehmensbestand für die Zukunft nachhaltig zu sichern (Restrukturierung), die eigenen Marktanteile zu verteidigen oder anspruchsvolle Expansionsvorhaben voranzutreiben. Das vielzitierte Motto „Wenn’s gut läuft, konzentriere ich mich auf das operative Geschäft, wenn’s schlecht läuft, schnalle ich den Gürtel zwei Löcher enger und überlege langsam, wie’s weitergeht“ ist heute nicht mehr überlebensfähig. Die Unternehmensorganisation muss heute sowohl das operative Geschäft als auch dessen Weiterentwicklung parallel bewältigen. Wäre dabei die Umsetzung in Veränderungsprozessen einfach, würden nicht so viele Umsetzungen scheitern. Wichtig für einen erfolgreichen Prozess ist daher vor allem, in einer klaren Denkarchitektur konzentriert und jederzeit effektiv zu agieren, folglich genau zu wissen „Warum (Vision), will ich was (Ziele), wie (Strategie), auf welche Art (Konzept) und mit welchem Vorgehen (Umsetzungsplan) erreichen?“ Im Wesentlichen sind es wenige Faktoren, die Umsetzungsvorhaben insbesondere erschweren. Allem voran stehen in der Regel bei Umsetzungsvorhaben zu wenige oder die falschen Ressourcen (Mitarbeiter, monetäre Mittel, etc.) zur Verfügung. Gleichzeitig soll die Umsetzung so schnell wie möglich erreicht werden. Um diesem systemimmanenten Konflikt zu begegnen, gilt es, sich prioritär der Erzeugung eines erlebbaren Umsetzungsflows zu widmen – der Zustand völliger Vertiefung in eine Aufgabe, eine Art Tätigkeitsrausch, aus dem heraus hochkonzentriert an der Erreichung eines vorgegebenen Ziels gearbeitet wird. Der Fokus muss dabei ausschließlich dem Ziel, nicht der bloßen Aktivität gelten. Um diesen Zustand des „Fließens (Flow)“ zu erreichen, braucht es die passende Konzeptionstiefe – es muss zudem mit attraktiven und klaren Vorstellungen das Ergebnis fokussiert werden (Zielbilder) – auch dürfen Emotionen nicht dem Zufall überlassen werden. Für die richtige Konzeptionstiefe braucht es ein schlüssiges Umsetzungskonzept, das komprimiert darstellt, wie die Organisation als Ganzes und die jeweils von dem Umsetzungsvorhaben betroffenen Bereiche zukünftig funktionieren und miteinander verzahnt sein werden. Allen Beteiligten muss letztendlich klar sein, was genau mit der Strategie oder der angestrebten Veränderung erreicht werden soll. Die Konzeption schafft somit die notwendige Klarheit und Sicherheit für eine produktive Umsetzung, stellt gewissermaßen die Logikkomponente. Es braucht neben der Logik aber gerade auch die Emotionen, die erst den notwendigen Impuls zum Handeln geben. Es braucht das emotionale Zielbild von dem, was geschaffen werden soll, damit Ihre Mannschaft für das Projekt brennt und das Ergebnis erreichen will. Die entscheidenden Personen aus Ihrer Mannschaft müssen erkennen können, wie das Ergebnis aussehen, sich anfühlen soll, was anders und was neu sein wird. Es bedarf also unbedingt der Generierung dieser Bilder, die in der Summe in Ihren persönlichen Zukunftsfilm münden. Nun braucht es noch die richtige Umsetzungspolitik. Denn Ihre Mitarbeiter haben berechtigterweise ihre eigenen Interessen und Ziele. Sie müssen diese in jedem Fall kennen und verstehen. Denn je stärker die Veränderung in der Sache ist, desto weniger geht es paradoxerweise bei der Umsetzung um die Sache, sondern vielmehr um Eigeninteressen und die damit verbundenen Emotionen. Auch sollten Sie sich über die Fähigkeiten und Schwächen der Beteiligten sowie deren Beziehungen untereinander systematisch Klarheit verschaffen. Ob Ihnen das intuitiv gelingt oder Sie sich bestimmter Denk- und Strukturierungswerkzeuge wie ein Schachspieler bedienen (Unternehmenspolitiklandkarten, Interessendiagramme, etc.), dabei alleine oder im Team diese Grundlage erarbeiten, ist schlichtweg eine Frage Ihres persönlichen Stils und Ihrer bisherigen Erfahrung. Wichtig ist nur, dass Sie die Umsetzungspolitik aktiv steuern. Dieser Erfolgshebel der Umsetzungspolitik ist in der Praxis von Veränderungsprozessen meist der Schwierigste und wird fatalerweise am wenigsten gezielt adressiert und aktiv gesteuert. Holen Sie sich Unterstützung von echten „Zugpferden“ im Unternehmen, die von Ihrem Ziel wirklich überzeugt sind und innerlich dafür brennen und das Feuer in anderen entfachen können. Viel Freude nun bei der Umsetzung! Tobias Bobka Unternehmensberater in Freiburg im Breisgau Bobkas Buch Tobias Bobka „Was Unternehmer und Unternehmen erfolgreich macht – die Kolumnen“. Kostenlos für netzwerk südbaden-Leser unter 0761-4500-2018 bestellen (nur solange Vorrat reicht). Tobias Bobka Meeting Codex – 7 Regeln für maximale Effizienz Bis zu 21 von 40 Wochenstunden verbringen Führungskräfte im deutschen Mittelstand durchschnittlich in Meetings, mindestens acht Stunden davon sind nachweislich unnötig. Diese Erkenntnis schockiert hinsichtlich Lean Management- und Profitabilitätsgesichtspunkten. Zur Effizienzsteigerung empfiehlt sich ein pragmatischer Meeting Codex in der Praxis. Grundsätzlich gilt: Meetings dienen der Entscheidungsfindung. Sie müssen daher gut vorbereitet werden sowie effizient und effektiv ablaufen. Als Meeting-Owner machen Sie klar, welche Ziele Sie mit dem Treffen verfolgen und welche Vorbereitungen Sie von den Teilnehmern erwarten. Planen Sie für jedes Thema einen eigenen Tagesordnungspunkt mit Zielbeschreibung und Zeitdauer ein und benennen Sie Verantwortliche zur Vorbereitung der jeweiligen Tagesordnungspunkte. Die Teilnehmerzahl sollte so bemessen sein, dass nur für die Entscheidungen notwendige & Personen eingeplant werden. Diese Personen sollten zum Erfolg des Meetings beitragen, selbst vom Meeting profitieren, die Ziele, die Themen und die an sie gestellten Erwartungen kennen. Termine bitte stets über dasselbe Medium, z.B. Outlook, organisieren, Besprechungszimmer rechtzeitig vorab reservieren und für den Meeting-Anlass vorbereiten. Die Teilnehmer erhalten mit der Einladung alle relevanten Unterlagen und Informationen, um genügend Zeit zur Informationsverarbeitung und Vorbereitung zu gewinnen. Als Besprechungsleiter steuern Sie das Meeting, achten auf die Einhaltung der Spielregeln und eine wertschätzende, aber zielorientierte Kommunikation. Zu den wichtigsten Erfolgs-Determinanten zählen: (1) Alle Teilnehmer kennen die Zielsetzung des Meetings, sind vorbereitet und erscheinen pünktlich. Unpünktlichkeit ist respektlos und ineffektiv. (2) Sollten sich nicht alle Teilnehmer kennen, erfolgt zu Beginn des Meetings eine Vorstellungsrunde. (3) Bestimmen Sie zu Beginn einen Time-Keeper, der über die Einhaltung der geplanten Zeitrahmen wacht. Ebenso essenziell ist der Protokollführer, der neben den Die Kolumnen Entscheidungen, die für deren Umsetzung Verantwortlichen und die vereinbarten Zeiträume festhält. Es reicht ein Ergebnisprotokoll, das bereits während des Meetings geschrieben werden kann. Hilfreich ist zudem eine digitale Software-Unterstützung wie z.B. Evernote im Team, um neben dem Protokoll auch Fotos und Notizen sowie individuelle To-Do’s zur Verfügung stellen zu können. (4) Mobiltelefone liegen nicht auf dem Tisch, sondern bleiben ausgeschaltet in der Tasche – das gebieten der gegenseitige Respekt und die gemeinsame Zielorientierung. (5) Keine Überraschungsangriffe zulassen: Unterlagen, die den Beteiligten vorher nicht bekannt waren, sollten vom Meeting ausgeschlossen werden. (6) Halten Sie genannte Lösungen als Zwischenergebnisse fest. (7) Beenden Sie jedes Meeting mit der konkreten Umsetzungsplanung. Fassen Sie kurz und prägnant Aufgaben, den jeweils Verantwortlichen, den vereinbarten Zeitraum zusammen und vereinbaren Sie, falls notwendig, den Folgetermin. Meetings enden stets pünktlich, edition denn in der Regel bringen Verlängerungen nur Terminkonflikte mit sich und führen nur äußerst selten zu brauchbaren Ergebnissen. Viel Erfolg nun bei Ihrem nächsten netzwerk Meeting! südbaden 1 Was Unternehmer Unternehmen erfolgreich macht 32 netzwerk südbaden
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